App statt Zettelwirtschaft im Pflegeheim
Bisher wurde in Pflegeheimen die Pflegedokumentation handschriftlich in Akten eingetragen. Vitalwerte zum Beispiel und welche Medikamente Herr Meier bekommt oder dass Frau Bauer heute Morgen ausnahmsweise nicht duschen wollte.
Zeitfresser Dokumentation abgelöst
Das Schreiben von Berichten und das Abhaken von durchgeführten Maßnahmen fraß jedoch im Alltag viel Zeit. „Die Zeit fehlte bei der Pflege und Betreuung unserer Bewohnerinnen und Bewohner - und das sollte ja eigentlich das Wichtigste sein“, sagt Nicole Schleuter, Projekt- und Interimsmanagerin bei der Vivantes Hauptstadtpflege.
Zusammen mit ihrer Kollegin Ariane Köppen, die das zentrale Qualitätsmanagement leitet, führte Nicole Schleuter deshalb 2021 bis 2022 eine elektronische Pflegedokumentation (EPD) ein. Diese ermöglicht es nun rund 1.000 Mitarbeitenden, die direkt mit den Bewohnerinnen und Bewohnern zu tun haben, auf einem Smartphone die geplanten Pflegeleistungen abzeichnen zu können. Schneller und einfacher also.
Wir haben jetzt eine elektronische Pflegedokumentation, weil die Zeit sonst bei der Pflege und Betreuung der Bewohnerinnen und Bewohner fehlt - und das sollte ja eigentlich das Wichtigste sein.
Warum Dokumentation so wichtig ist
Die Pflegedokumentation weist erbrachte Pflegeleistungen nach und hilft z.B. dem Medizinischen Dienst (MD) eine Einrichtung bei einer Qualitätsüberprüfung zu beurteilen, bei Bewohner*innen den Pflegegrad festzustellen und mit den Pflegekassen abzurechnen. Die Dokumentation hat damit eine zentrale Bedeutung.
Es gab zwei große Herausforderungen:
- Die eigentliche Umstellung von der handschriftlichen Dokumentation auf eine Software gesteuerte Dokumentation.
- Der inhaltliche Aufbau der EPD basiert jetzt auf der Richtlinie des GKV- Spitzenverbandes zur Feststellung der Pflegebedürftigkeit (MD). Das erforderte auch ein Umdenken der Mitarbeiter*innen in der Pflegeplanung − und damit im täglichen Arbeiten.
Von der Planung in die App, von der App ins System
Was von den Fachkräften geplant und in der Software hinterlegt ist, können alle Mitarbeitenden von Pflege bis Hauswirtschaft in der App abrufen. Wenn zum Beispiel die Pflegefachkraft direkt im Zimmer eines Bewohners auf dem iPhone Vitalwerte eintippen kann, muss sie dafür nicht erst ins Dienstzimmer an den Computer gehen. Was bisher per Hand notiert und in die handschriftliche Akte dokumentiert wurde, kann nun direkt als elektronische Pflegedokumentation ins Smartphone eingegeben werden.
Die Werte und Berichte werden jetzt live vom Smartphone an die Software übertragen. So wissen alle Mitarbeitenden, beispielsweise welche*r Bewohner*in welche Medikamente bekommen soll und ob diese schon verabreicht worden sind. Mit der App werden sowohl die Grund- und Behandlungspflege als auch die Aktivitäten der sozialen Betreuung erfasst.
Mehr Sicherheit für alle
Ein Ampelsystem sorgt dafür, dass wichtige Maßnahmen nicht vergessen werden. Die Erfassung per Smartphone gebe so auch den Mitarbeitenden, die neu sind, die nötige Sicherheit im teils hektischen Pflegealltag, wie Nicole Schleuter erklärt: „Das ist vor allem bei Bewohnerinnen und Bewohnern mit einer Demenz sehr hilfreich. Die Pflege soll es so einfach wie möglich haben.“
In der elektronischen Pflegedokumentation kann zusätzlich ein Foto der jeweiligen Bewohnerin oder des Bewohners hinterlegt werden, wenn ein Einverständnis vorliegt. Auch das erhöht die Sicherheit in der Versorgung, denn so können Verwechslungen vermieden werden.
1000 iPhones neu angeschafft
Was sich zunächst nur wie eine Software-Umstellung anhöre, berührte ganz unterschiedliche Bereiche in der Vivantes Hauptstadtpflege. Neben einer europaweiten Ausschreibung gehörte dazu auch die Installation von WLAN in allen Häusern, die Anschaffung von etwa 1.000 iPhones, die Schulung der Mitarbeitenden sowie die Integration in die bestehende Verwaltungssoftware. „Das sind enorme Investitionen, die sich aber lohnen“, sagt Nicole Schleuter.
Umstellung dauerte trotz Corona nur ein Jahr
Bevor alle Häuser auf die elektronische Pflegedokumentation umgestellt waren, dauerte es nur etwa ein Jahr – und das mitten in der Corona-Pandemie. Die Häuser Ernst Hoppe, Weidenweg, Kaulsdorf sowie die Gerontopsychiatrie im Haus John F. Kennedy machten im August 2021 den Anfang. In den vier Pilothäusern wurde das System auf Herz und Nieren geprüft. „Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sammelten Erfahrungen und gaben ihr Wissen dann in Sprechstunden per Videokonferenz an ihre Kolleginnen und Kollegen weiter“, berichtet Ariane Köppen. Die Resonanz war positiv.
Neue Funktionen extra für Vivantes Hauptstadtpflege
Es wurde eine interne Expertengruppe gebildet, die nicht nur Ansprechpartner für die Mitarbeitenden war, sondern auch zusammen mit dem Software-Anbieter das System an die Bedürfnisse der Vivantes Hauptstadtpflege optimiert hat und weiterhin wird. So ist beispielsweise ein innovatives Modul für die Arztvisite eigens für die Hauptstadtpflege geplant, welches zukünftig gemeinsam agil entwickelt wird. Die Anbindung des KIM-Dienstes (kurz für Kommunikation im Medizinwesen), welche eine grundlegende Voraussetzung für den sicheren, elektronischen Datenaustausch schafft, ist ein weiteres Beispiel.
Daten sind sicher und gesichert
Auch die Angehörigen der Bewohnerinnen und Bewohner stehen dem neuen System aufgeschlossen gegenüber.Für die nötige Sicherheit in Bezug auf die Daten sorgt die Einbindung in den Vivantes Konzern mit eigener IT-Abteilung. Und sollte das System doch mal nicht rund laufen, gibt es Notfall- und Ausfallkonzepte, was genau zu tun ist. Auch darin wurden die Mitarbeitenden geschult.
An dieser Stelle möchten wir unseren Hauptstadtpflege-Kolleg*innen ein großes Dankeschön für die riesige Leistung aussprechen. Es erfordert immer viel Kraft und Energie eine derartige Umstellung im Arbeitsalltag zu stemmen und ist nur gemeinsam im Team möglich. Und natürlich auch allen Konzern seitig beteiligten Kolleg*innen aus den Abteilungen IT, Einkauf, Datenschutz, Bau ebenfalls ein großes Dankeschön für die tolle und konstruktive Zusammenarbeit.
Erste Bewährungsprobe
Alle Daten der Bewohnerinnen und Bewohner sind mehrfach gesichert. Es kann also nicht zu einem Verlust bei einem falschen Klick kommen. „Eine ersteBewährungsprobe für das neue System waren die ersten MD-Prüfungen, und das hat alles gut geklappt“, sagt Nicole Schleuter.
