Ihr Weg zu unserer externen Ombudsstelle
Unser Hinweisgeberschutzsystem bietet die Möglichkeit, Regelverstöße und Verdachtsmomente intern zu melden. Mitarbeitende, die potentielle Verstöße gegen Gesetze, Regeln oder unseren Verhaltenskodex beobachten, können dies vertraulich und auf Wunsch anonym unserer Ombudsstelle– eine externe Ombudsperson – über einen sicheren Kanal melden.
Vivantes bekennt sich uneingeschränkt zu integrem und rechtskonformem Handeln und betreibt ein unternehmensweites, transparentes, öffentliches und barrierefrei zugängliches, einheitliches Beschwerde- und Meldeverfahren. Zu diesem Zweck hat Vivantes als Bestandteil des konzerninternen Hinweisgebersystems Herrn Rechtsanwalt Prof. Dr. Hendrik Schneider, Kanzlei für Wirtschafts- und Medizinstrafrecht, Wiesbaden, mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer externen Ombudsstelle beauftragt. In dieser Funktion nimmt Herr Rechtsanwalt Prof. Dr. Schneider Hinweise i.S.d. HinSchG sowie Beschwerden i.S.d. LkSG entgegen. Die Ombudsstelle ist keine allgemeine Beschwerdestelle, sondern ist für die Entgegennahme von Hinweisen auf mögliches Fehlverhalten zuständig.
An diese neutrale und unabhängige Stelle können sich Mitarbeiter*innen von Vivantes sowie Dritte vertraulich oder anonym wenden. Melden können Sie jegliche Verstöße gegen geltende Gesetze und Vivantes-interne Regelungen. Dazu zählen beispielsweise Korruption, Wettbewerbs- und Kartellverstöße, Datenschutzverstöße, Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte sowie Verstöße in den Bereichen Rechnungswesen, Finanzen und Steuern. Darüber hinaus können Sie tatsächliche oder mögliche Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten melden, die im Zusammenhang zu unserer wirtschaftlichen Tätigkeit und unseren unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten stehen. Für Hinweise stehen Ihnen verschiedene Meldekanäle zur Verfügung. Sie können Hinweise schriftlich, telefonisch oder persönlich abgeben. Bitte beschreiben Sie den Sachverhalt möglichst klar und detailliert. Als hinweisgebende Person erhalten Sie durch die Ombudsstelle innerhalb einer Woche eine Eingangsbestätigung. Für die weitere Aufklärung ist es außerdem hilfreich, wenn Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen.
Der hinweisgebenden Person entstehen durch die Korrespondenz mit der Ombudsstelle keine Kosten. Die Ombudsstelle prüft die Hinweise auf Plausibilität und leitet sie, falls sich ein hinreichender Verdacht auf einen Verstoß ergibt, an das Compliance Office mit der externen Compliance Beauftragten von Vivantes weiter. Die Identität der hinweisgebenden Person wird durch die Ombudsstelle geschützt. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person erfolgt die Kommunikation ausschließlich über die Ombudsstelle.
Vivantes hat keinen Anspruch gegen die Ombudsstelle auf Herausgabe von Unterlagen, die sie von der hinweisgebenden Person bekommt oder die sie selbst im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Hinweises erstellt. Das Compliance Office von Vivantes ermittelt den Vorgang, ggf. mit Unterstützung der Ombudsstelle, und informiert diese über den Fortgang und das Ergebnis der Untersuchung.
Die Ombudsstelle steht der hinweisgebenden Person für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an diese, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Personen und die Regelungen des Datenschutzes.
Die Ombudsstelle kann im Einvernehmen mit dem Compliance Office von Vivantes Ermittlungsbehörden einschalten, um einem Verdacht nachzugehen oder die sachgerechte Behandlung eines solchen zu gewährleisten. Nur in den wenigen gesetzlich zwingenden Fällen (z.B. wenn Gefahr für Leib oder Leben unserer Patient*innen besteht und die Information der Ermittlungsbehörde zur Abwehr der Gefahr unerlässlich ist) erfolgt dies ohne Kenntnis bzw. Einverständnis der hinweisgebenden Person. Haben unsere zuständigen Mitarbeitenden einen Verstoß festgestellt, können u.a. Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden, um individuelles Fehlverhalten zu sanktionieren, sowie weitere Kontroll- bzw. Prozessverbesserungen implementiert werden, um eine Wiederholung des Verstoßes in der Zukunft zu vermeiden.
Personen, die nach bestem Wissen und Gewissen Beschwerden oder Meldungen einreichen, erfahren hierdurch keinen Nachteil. Vivantes duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern oder an einer Untersuchung beteiligt sind, auch wenn diese im Ergebnis letztlich unbegründet sind.
Sie erreichen Herrn Rechtsanwalt Prof. Dr. Hendrik Schneider in seiner Funktion als Ombudsstelle von Vivantes wie folgt:
Kontakt Ombudsperson
Prof. Dr. Hendrik Schneider
Tel.: +49 (0)611 95008110
E-Mail: schneider@hendrikschneider.eu
Postalisch
Kanzlei für Wirtschafts- und Medizinstrafrecht
Prof. Dr. Hendrik Schneider
Taunusstraße 7
65183 Wiesbaden
Bitte kennzeichnen Sie Schreiben als „persönlich/vertraulich“!
