Organisation
Hinweisgeberschutzsystem
Unser Hinweisgeberschutzsystem bietet die Möglichkeit, Regelverstöße und Verdachtsmomente intern zu melden. Es sollte insbesondere dann davon Gebrauch gemacht werden, wenn andere Möglichkeiten nicht genutzt werden können, solche Hinweise weiterzugeben.
Informationen zum Hinweisgeberschutzsystem
- Was ist das Hinweisgebersystem? Das Hinweisgebersystem dient dazu, Regelver-stöße und Verdachtsmomente intern melden zu können. Das System soll Hinweisgeber*innen Sicherheit und Orientierung bieten, unterstützt Vivantes als lernende Orga-nisationen und führt zu einer gelebten Fehlerkultur. Eine gesetzliche Verpflichtung ergibt sich aus Unionsrecht, auch ein nationaler Rechtsakt ist für das Jahr 2023 zu erwarten. Ein Hinweisgebersystem entspricht davon losgelöst dem Werteverständnis von Vivantes und ist seit Jahren gelebte Praxis im Konzern.
- Was kann ich melden? Alle Verstöße gegen externe und interne Regeln und Vor-schriften, die in einem Zusammenhang mit Vivantes stehen. Ein begründeter Verdacht reicht aus. Das Hinweisgebersystem kann also nicht nur bei Verstößen gegen das Strafrecht genutzt werden (also zum Beispiel Diebstahl, Körperverletzung, Formen der Korruption), sondern auch zum Beispiel bei Mobbing, Diskriminierung oder sexuellen Übergriffen. Auch Verstöße gegen Menschenrechte oder Umweltthemen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes können und sollen angezeigt werden.
- Wer kann sich melden? Insbesondere unsere Mitarbeiter*innen sollen sich gesichert fühlen, Verstöße und Verdachtsmomente melden zu können. Doch darüber hinaus steht das Hinweisgebersystem allen Stakeholdern offen, auch Patient*innen, Bewoh-ner*innen, Angehörige sowie Geschäftspartner*innen können das System nutzen.
- An wen kann ich mich wenden? Hinweisgeber*innen haben mehrere Ansprechpart-ner*innen, um Hinweise anzuzeigen. Sie können sich an das Compliance-Office (compliance@vivantes.de) oder den für Vivantes zuständigen Ombudsmann – einen exter-nen und unabhängigen Anwalt – wenden (alexander.negenborn@goehmann.de). Die zuständigen Behörden werden überdies einen externen Meldekanal installieren, der hier verlinkt wird, sobald er eingerichtet ist.
- Kann ich mich als Mitarbeiter*in auch an Vorgesetzte wenden? Selbstverständ-lich! Vivantes steht für eine Unternehmens- und Fehlerkultur, in der Regelabweichun-gen transparent kommuniziert werden dürfen und sollen.
- Können mir durch die Nutzung des Hinweisgebersystems Nachteile entstehen? Nein! Jegliche Nachteile wie Diskriminierung, Mobbing, Kündigung oder ähnliches sind verboten und widersprechen auch unserem Leitbild. Vivantes schützt und unterstützt seine Hinweisgeber*innen. Auch Kosten entstehen für Hinweisgeber*innen selbstverständlich keine.
- Wie kann ich mich melden? Eine Meldung kann postalisch, per E-Mail oder per Telefon erfolgen. Auch ein persönliches Treffen ist möglich. Anonyme Hinweise werden ebenfalls behandelt. Für eine Meldung per E-Mail wird auf Punkt 4) verwiesen. Für initiale telefonische oder persönliche Meldungen steht der Ombudsmann zur Verfügung. Postalische Hinweise sollten unbedingt den Zusatz „vertraulich/persönlich“ enthalten, für Meldungen per E-Mail empfiehlt sich der Betreff „Hinweis“. Kontaktdaten siehe unten.
- Was passiert nach der Meldung? Die Hinweisgeber*innen erhalten auf dem Wege des Hinweises eine Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen. Die Hinweise werden vertraulich, fachkundig und sorgfältig geprüft und aufgearbeitet. Innerhalb von spätestens drei Monaten erhalten die Hinweisgeber*innen Rückmeldung über den Sachstand und Folgemaßnahmen.
- Wie genau muss ich mir eine Aufarbeitung vorstellen? Die Aufarbeitung findet regelmäßig in Absprache mit den jeweiligen Hinweisgeber*innen statt. Insbesondere Informationen, die Rückschlüsse über die meldende Person geben können, werden nicht ohne entsprechende Rücksprache und Erlaubnis weitergegeben.
- Was mache ich, wenn ich Fragen habe oder unsicher bin? Es ist normal, dass potentielle Hinweisgeber*innen sich mitunter nicht sicher sind, was genau sie bemerkt haben und wie genau das im Zweifelsfall zu werten ist. Genau dafür ist das Hinweisgebersystem da. Und auch sonst darf man sich im Zweifelsfall immer an das Compliance-Office (compliance@vivantes.de) wenden.
Kontakt Ombudsmann
Rechtsanwalt
Dr. Alexander von Negenborn
Tel.: (030) 25 797 5000
Fax: (030) 25 797 5005
E-Mail: alexander.negenborn@goehmann.de
Postatlisch
c/o Göhmann Rechtsanwälte • Notare
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