Ombudsstelle - Hinweisgeberschutzsystem
Unser Hinweisgeberschutzsystem bietet die Möglichkeit, Regelverstöße und Verdachtsmomente intern zu melden. Mitarbeitende, die potentielle Verstöße gegen Gesetze, Regeln oder unseren Verhaltenskodex beobachten, können dies vertraulich und auf Wunsch anonym unserer Ombudsstelle– eine externe Ombudsperson – über einen sicheren Kanal melden.
Vivantes bekennt sich uneingeschränkt zu integrem und rechtskonformem Handeln und betreibt ein unternehmensweites, transparentes, öffentliches und barrierefrei zugängliches, einheitliches Beschwerde- und Meldeverfahren. Zu diesem Zweck hat Vivantes als Bestandteil des konzerninternen Hinweisgebersystems Frau Christiane Hahn mit der Wahrnehmung der Aufgaben einer externen Ombudsperson beauftragt. In dieser Funktion nimmt Frau Hahn auch Beschwerden i.S.d. §§ 8 f. LkSG entgegen. Die Ombudsperson ist keine allgemeine Beschwerdestelle, sondern nimmt Hinweise auf mögliches Fehlverhalten entgegen.
An diese neutrale Stelle können sich Mitarbeiter* von Vivantes sowie Dritte offen oder anonym wenden. Melden können Sie jegliche Verstöße gegen geltende Gesetze und Vivantes-interne Regelungen (Compliance-Vorfälle) melden. Dazu zählen beispielsweise Korruption, Wettbewerbs- und Kartellverstöße, Datenschutzverstöße, Verstöße gegen Arbeitnehmerrechte sowie Verstöße in den Bereichen Rechnungswesen, Finanzen und Steuern. Darüber hinaus können Sie tatsächliche oder mögliche Verletzungen menschenrechtlicher oder umweltbezogener Pflichten melden, die im Zusammenhang zu unserer wirtschaftlichen Tätigkeit und unseren unmittelbaren und mittelbaren Lieferanten stehen (menschenrechtliche Verstöße). Bitte beschreiben Sie den Sachverhalt möglichst klar und detailliert. Als hinweisgebende Person erhalten Sie innerhalb einer Woche eine Eingangsbestätigung. Für die weitere Aufklärung ist es außerdem hilfreich, wenn Sie für Rückfragen zur Verfügung stehen.
Der hinweisgebenden Person entstehen durch die Korrespondenz mit der Ombudsperson keine Kosten. Die Ombudsperson prüft die Hinweise auf Plausibilität und leitet sie, falls sich ein hinreichender Verdacht auf einen Verstoß ergibt, an das Compliance Office von Vivantes weiter. Auf Wunsch wird dabei gegenüber Vivantes die Anonymität der hinweisgebenden Person gewahrt. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person erfolgt die Kommunikation ausschließlich über die Ombudsperson.
Vivantes hat keinen Anspruch gegen die Ombudsperson auf Herausgabe von Unterlagen, die sie von der hinweisgebenden Person bekommt oder die sie selbst im Zusammenhang mit der Bearbeitung des Hinweises erstellt. Das Compliance Office von Vivantes ermittelt den Vorgang, ggf. mit Unterstützung der Ombudsperson, und informiert diese über den Fortgang und das Ergebnis der Untersuchung.
Die Ombudsperson steht der hinweisgebenden Person für die Entgegennahme weiterer Informationen zur Verfügung und richtet erforderlichenfalls ergänzende Fragen an ihn, die sich aus den internen Untersuchungen ergeben. Sie berücksichtigt hierbei auch die Belange der betroffenen Mitarbeiter und die Regelungen des Datenschutzes.
Die Ombudsperson kann im Einvernehmen mit dem Compliance Office von Vivantes Ermittlungsbehörden einschalten, um einem Verdacht nachzugehen oder die sachgerechte Behandlung eines solchen zu gewährleisten. Nur in den wenigen gesetzlich zwingenden Fällen (vgl. insb. § 138 StGB) erfolgt dies ohne Kenntnis bzw. Einverständnis der hinweisgebenden Person. Haben unsere zuständigen Mitarbeitenden einen Verstoß festgestellt, können u.a. Disziplinarmaßnahmen ergriffen werden, um individuelles Fehlverhalten zu sanktionieren, sowie weitere Kontroll- bzw. Prozessverbesserungen implementiert werden, um eine Wiederholung des Verstoßes in der Zukunft zu vermeiden.
Personen, die in gutem Glauben Beschwerden oder Meldungen einreichen, werden dafür nicht bestraft. Vivantes duldet keinerlei Vergeltungsmaßnahmen gegen Personen, die in gutem Glauben Bedenken äußern oder an einer Untersuchung beteiligt sind, auch wenn diese im Ergebnis letztlich unbegründet sind.
Sie erreichen Frau Hahn in ihrer Funktion als Ombudsperson von Vivantes wie folgt:
Kontakt Ombudsperson
Christiane Hahn
Tel.: +49 211 8772 2557
E-Mail: ombudvivantes@deloitte.de
Postalisch
c/o Deloitte GmbH – Wirtschaftsprüfungsgesellschaft
Kurfürstendamm 23
10719 Berlin
Bitte kennzeichnen Sie Schreiben als „persönlich/vertraulich“!
