1. Vivantes
2. Hinweisgeberschutzsystem

Informationen zum Hinweisgeberschutzsystem

1. Was ist das Hinweisgebersystem? Das Hinweisgebersystem dient dazu, Regelverstöße und Verdachtsmomente intern melden zu können. Das System soll Hinweisgeber*innen Sicherheit und Orientierung bieten, unterstützt Vivantes als lernende Organisationen und führt zu einer gelebten Fehlerkultur. Eine gesetzliche Verpflichtung ergibt sich aus Unionsrecht, auch ein nationaler Rechtsakt ist für das Jahr 2023 zu erwarten. Eine gesetzliche Verpflichtung ergibt sich aus dem Hinweisgeberschutzgesetz, das Vorgaben aus dem EU-Recht in Deutschland umsetzt. Ein Hinweisgebersystem entspricht davon losgelöst dem Werteverständnis von Vivantes und ist seit Jahren gelebte Praxis im Konzern.
2. Was kann ich melden? Alle Verstöße gegen externe und interne Regeln und Vorschriften, die in einem in einem Zusammenhang mit Vivantes (inklusive der Tochterunternehmen) stehen. Ein begründeter Verdacht reicht aus. Das Hinweisgebersystem kann also nicht nur bei Verstößen gegen das Strafrecht genutzt werden (also zum Beispiel Diebstahl, Körperverletzung, Formen der Korruption), sondern auch zum Beispiel bei Mobbing, Diskriminierung oder sexuellen Übergriffen. Auch Verstöße gegen Menschenrechte oder Umweltthemen im Sinne des Lieferkettensorgfaltspflichtengesetzes können und sollen angezeigt werden.
3. Wer kann sich melden? Insbesondere unsere Mitarbeiter*innen sollen sich gesichert fühlen, Verstöße und Verdachtsmomente melden zu können. Doch darüber hinaus steht das Hinweisgebersystem allen Stakeholdern offen, auch Patient*innen, Bewohner*innen, Angehörige sowie Geschäftspartner*innen können das System nutzen.
4. An wen kann ich mich wenden? Hinweisgeber*innen können sich an den für Vivantes zuständigen Ombudsmann – einen externen und unabhängigen Anwalt – wenden (alexander.negenborn@goehmann.de).
5. Kann ich mich als Mitarbeiter*in auch an Vorgesetzte wenden? Selbstverständlich! Vivantes steht für eine Unternehmens- und Fehlerkultur, in der Regelabweichungen transparent kommuniziert werden dürfen und sollen.
6. Können mir durch die Nutzung des Hinweisgebersystems Nachteile entstehen? Nein! Jegliche Nachteile wie Diskriminierung, Mobbing, Kündigung oder ähnliches sind verboten und widersprechen auch unserem Leitbild. Vivantes schützt und unterstützt seine Hinweisgeber*innen. Auch Kosten entstehen für Hinweisgeber*innen selbstverständlich keine.
7. Wie kann ich mich melden? Eine Meldung kann postalisch, per E-Mail oder per Telefon erfolgen. Auch ein persönliches Treffen ist möglich. Anonyme Hinweise werden ebenfalls behandelt. Für eine Meldung per E-Mail wird auf Punkt 4) verwiesen. Für initiale telefonische oder persönliche Meldungen steht der Ombudsmann zur Verfügung. Postalische Hinweise sollten unbedingt den Zusatz „vertraulich/persönlich“ enthalten, für Meldungen per E-Mail empfiehlt sich der Betreff „Hinweis“. Kontaktdaten siehe unten.
8. Was passiert nach der Meldung? Die Hinweisgeber*innen erhalten auf dem Wege des Hinweises eine Eingangsbestätigung innerhalb von sieben Tagen. Die Hinweise werden vertraulich, fachkundig und sorgfältig geprüft und aufgearbeitet. Innerhalb von spätestens drei Monaten erhalten die Hinweisgeber*innen Rückmeldung über den Sachstand und Folgemaßnahmen.
9. Wie genau muss ich mir eine Aufarbeitung vorstellen? Die Aufarbeitung findet regelmäßig in Absprache mit den jeweiligen Hinweisgeber*innen statt. Insbesondere Informationen, die Rückschlüsse über die meldende Person geben können, werden nicht ohne entsprechende Rücksprache und Erlaubnis weitergegeben.
10. Was mache ich, wenn ich Fragen habe oder unsicher bin? Es ist normal, dass potentielle Hinweisgeber*innen sich mitunter nicht sicher sind, was genau sie bemerkt haben und wie genau das im Zweifelsfall zu werten ist. Genau dafür ist das Hinweisgebersystem da. Und auch sonst darf man sich im Zweifelsfall immer an das Compliance-Office (compliance@vivantes.de) wenden.
11. Was kann ich tun, wenn eine Meldung an den Ombudsmann nicht möglich ist? Solche Fälle sollten erfahrungsgemäß nicht eintreten. Der Ombudsmann ist unabhängig und ein professioneller, zuverlässiger Ansprechpartner für etwaige Regelverstöße im Unternehmen. Allerdings hat auch der Bund eine externe Meldestelle eingerichtet (BfJ - Hinweisgeberstelle - Externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (bundesjustizamt.de), die man insbesondere dann nutzen kann, wenn die vorgesehene Meldestelle des Unternehmens – bei Vivantes also der Ombudsmann – ausnahmsweise nicht erreichbar ist.

Kontakt Ombudsmann

Rechtsanwalt
Dr. Alexander von Negenborn

Tel.: (030) 25 797 5000
Fax: (030) 25 797 5005
E-Mail: alexander.negenborn@goehmann.de

Postalisch

c/o Göhmann Rechtsanwälte • Notare
Tauentzienstraße 11
Europacenter
10789 Berlin

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