Auf dem Weg zum Wunschdienstplan

Vivantes entwickelt gemeinsam mit dem auf Workforce Management spezialisierten Software-Anbieter plano solutions GmbH die Dienstplan-Applikation entscheidend weiter. Es handelt sich um ein Modul der derzeit genutzten Software zur Dienstplanung, um den Beschäftigten in den Klinika und Gesellschaften des Unternehmens mehr Autonomie und Selbstbestimmung zu ermöglichen.
Das Ziel: Mitarbeiter*innen sollen ihre Wunschdienste wählen und direkt Schichten miteinander tauschen können, wenn alle rechtlichen und betrieblichen Erfordernisse erfüllt sind. Vorgesetzte können schnell Ersatz finden, wenn Mitarbeiter*innen kurzfristig, z.B. wegen Krankheit, ausfallen. Die Dienstplan-Applikation wird auch auf privaten Endgeräten wie z.B. Smartphones einsetzbar sein. Damit kommt Vivantes dem Ziel einen großen Schritt näher, Wunschdienstpläne zu ermöglichen.

Dorothea Schmidt, Vivantes Geschäftsführerin Personalmanagement: „Unsere Klinika und Gesellschaften sind rund um die Uhr für unsere Patient*innen da. Das verlangt unseren Mitarbeiter*innen im Schicht- und Wechselschichtdienst einiges ab. Mit der konsequenten Digitalisierung unserer Dienstplanung möchten wir ihnen mehr Flexibilität, Selbstbestimmung und Mitsprache bei der Dienstplanung ermöglichen. In der Entwicklungskooperation mit unserem Partner plano solutions sehen wir einen dreifachen Gewinn: Höhere Zufriedenheit im Job für unsere Mitarbeiter*innen, schnellere und sicherere Dienstplanung und einen effektiveren und bedarfsorientierteren Einsatz unserer Beschäftigten. Wir werden damit unsere Arbeitgeberattraktivität, einen Kernbaustein unserer Vivantes Strategie 2030, nochmals deutlich steigern.“

Robert Schüler, Gründer und Geschäftsführer von plano solutions GmbH: „Mit Vivantes haben wir einen etablierten und erfahrenen Player im Gesundheitssektor als Kooperationspartner gewinnen können, um unsere Workforce Management Lösungen noch stärker an den Anforderungen im Gesundheitswesen auszurichten. Wir freuen uns bereits heute auf die Ergebnisse der gemeinsamen Zusammenarbeit.“

Von Mitarbeiter*innen für Mitarbeiter*innen

In einem integrativen Entwicklungsprozess mit Beschäftigten aus allen Unternehmensteilen bzw. Berufsgruppen und betrieblichen Gremien wie dem Betriebsrat, wurden zunächst in Workshops die unterschiedlichen Anforderungen zusammengetragen. Im Ergebnis entsteht daraus nun eine Applikation mit einer modernen und mit mobilen Geräten kompatiblen Benutzeroberfläche. Wichtig ist den Beschäftigten vor allem die Möglichkeit, Dienst- und Urlaubswünsche einzutragen und Dienste tauschen zu können.

Christian Fernekohl, Leiter HR Transformation und Digitalisierung: „Der zeitgemäße Ansatz, unsere Beschäftigten direkt in den Entwicklungsprozess zu integrieren, gepaart mit dem unmittelbaren Einfluss auf die Weiterentwicklung des Standards der Dienstplanungssoftware, gibt uns die einmalige Chance, eine ganzheitliche Lösung zu schaffen, die sich tatsächlich an den Anforderungen und Bedürfnissen der Beschäftigten ausrichtet.“

Die neu entwickelten Funktionalitäten sollen aber auch die Dienstplanverantwortlichen entlasten. In einem durchschnittlichen Monat leisten 16.500 Mitarbeiter*innen von Vivantes fast 160.000 Schichten, die in rund 700 Dienstplänen allen gesetzlichen, tariflichen und betrieblichen Anforderungen entsprechend geplant werden müssen. Die neue Dienstplanungssoftware kann diese Vorgaben künftig bereits Algorithmen-gestützt vorplanen und entlastet so die Dienstplanenden bzw. vermeidet Fehler von vorneherein.

„Diese wertvolle systemseitige Planungsunterstützung funktioniert dann sehr gut, wenn die Dienstwünsche gleich berücksichtigt werden können, die die Beschäftigten direkt über die Dienstplan-Applikation eingegeben haben. Durch die Tiefenintegration der Applikation mit der Datenbank des Dienstplanprogramms werden zudem fehleranfällige und arbeitsaufwändige Doppelerfassungen vermieden“, ergänzt Christian Fernekohl.

Die neuen Funktionalitäten der Dienstplanungssoftware sollen bei Vivantes bis Ende 2024 einsatzfähig sein.